Krajowy Rejestr Dłużników jest pierwszym poważnym ostrzeżeniem, jaki stosują firmy windykacyjne w odzyskiwaniu należności swoich klientów. Działanie to nie wymaga decyzji sądu. Wystarczy dowód braku terminowego regulowania zobowiązań, np. niezapłacony rachunek za telefon.
Przed wpisaniem do KRD dłużnik jest upominany pismami. Przypomina mu się o obowiązku uregulowania zobowiązań. Niekiedy przypomnienie ma charakter ustny - firma windykacyjna posiadająca call center dzwoni pod podany przez klienta (wierzyciela) numer.
Ta ostatnia forma nie sprawdza się jednak, gdy dłużnik nie wykazuje dobrej woli i chęci współpracy przy negocjacjach o rozłożenie długu. Nie przyjmuje ponagleń, monitów, wezwań do zapłaty, nie odbiera telefonów. Działa tak, jakby myślał, że jak się o sprawie nie mówi, to jej nie ma. Tymczasem dług cały czas jest i narasta wskutek zaprzestania jego spłaty.
W przypadku braku woli uregulowania zobowiązań windykacja należności przybiera formę ostateczną. Sprawa jest kierowana do sądu z wnioskiem o wydanie tytułu wykonawczego. Następnie windykacja długów przybiera postać działania egzekucyjnego, czyli zajęcie majątku dłużnika. W ostateczności można powierzyć sprawę kancelarii komorniczej, której firma windykacyjna przekaże zgromadzone na temat dłużnika informacje.